Di era teknologi digital sekarang ini, Anda tidak hanya menerima notifikasi Email dan SMS saja, akan tetapi juga menerima notifikasi dari aplikasi yang terpasang di hape Anda dan lainnya. Karenanya, akan lebih banyak gangguan ketika membaca Email Anda.
Email adalah kunci komunikasi. Dan agar email Anda mendapatkan perhatian dari para pembaca di jaman era digital ini, maka silahkan baca tips cara menulis email berikut ini:
1. Tuliskan subjek Anda secara langsung dan singkat
Cobalah untuk lebih spesifik. Alih-alih memberikan email Anda nama ‘proyek Sky’, sebut saja ‘proyek Sky: batas waktu baru untuk fase 2’. Email Anda sudah lebih menarik daripada kebanyakan orang.
2. Tuliskan inti / maksud email Anda di paragraph pertama
Nyatakan tujuan Anda dalam satu atau dua kalimat pertama dan kemudian cari tahu mengapa dan bagaimana masalah tersebut.
3. Minta tindakan lebih lanjut
Akhiri email dengan saran atau permintaan tindakan. Contohnya adalah: “Saya akan menelepon Anda pada hari Senin pukul 10 pagi untuk membahas ini” atau “Kapan kita bisa menyelesaikan ini?”. Hal ini untuk mengurangi distraksi yang mungkin ada akibat notifikasi lain yang muncul ketika pembaca sedang membaca email Anda.
4. Jadilah manusia
Orang-orang yang tidak pernah bermimpi menjadi dingin dan tiba-tiba secara langsung, sering kali menemukan email seperti itu. Menjadi bisnis tidak berarti menjadi pribadi. Cobalah untuk mengingat bahwa penerima, seperti Anda, adalah manusia.
5. Buktikan email Anda
Hanya satu kesalahan ejaan, kesalahan tata bahasa atau kesalahan ketik dapat membuat pengirim terlihat ceroboh dan tidak sopan. Mengirim email ‘bersih’ menunjukkan betapa pedulinya Anda terhadap email yang Anda tulis dan tentu akan mendapatkan respon yang lebih positif.
6. Periksa alamatnya
Selalu pastikan bahwa Anda mengirim email ke orang yang tepat. Sangat mudah untuk menekan tombol ‘kirim’, hanya untuk mengetahui bahwa pesan Anda langsung menuju ke meja orang yang Anda tidak ingin melihatnya. Berhati-hatilah dengan konten. Anda tidak pernah tahu siapa yang tanpa sadar meneruskan email Anda.
7. Berperilaku diri sendiri
Hindari bidang subjek yang sensitif, seperti jenis kelamin, ras, agama, dan cacat. Selain sebagai topik email yang tidak pantas, terutama di tempat kerja, Anda dapat menemukan diri Anda dalam banyak masalah ketika Anda menyinggung hal-hal tadi.
8. Berhenti menyalin pada semua orang
Yang Anda lakukan hanyalah menjengkelkan orang-orang yang tidak terlibat langsung dalam proyek.
9. Angkat telepon
Dalam kasus tertentu, jika Anda harus menghabiskan lebih dari 5 menit untuk email, mengapa tidak Anda telepon saja? Lebih mudah untuk menjelaskan hal-hal di telepon, dan Anda selalu dapat menindaklanjuti dengan email yang lebih pendek untuk mengkonfirmasi detail percakapan Anda. Dalam beberapa kasus, mungkin akan lebih baik untuk melakukan kontak tatap muka.
10. Lewati yang mubazir
Jika yang harus Anda katakan dalam email Anda hanyalah ucapan “Baiklah!” maka jangan mengirimnya, karena Anda baru saja akan memenuhi kotak masuk.
Selamat mencoba Tips cara menulis email di era digital agar mendapatkan perhatian dari para pembaca!
